案例：
佳佳(化名)在一家以網站設計與整合社群多媒體為主的科技公司擔任網頁設計師，由於佳佳能力好又肯打拼，老闆對她非常賞識，許多重要的案子都必須由她親自操刀，才能令老闆放心。因此，對佳佳而言，加班是家常便當，幾乎天天上演。然而，公司對於加班的認定，長期以來均是以員工是否履行加班申請來進行判定。某日，公司收到勞檢之通知公文，便攜帶相關出勤紀錄與薪資明細前往受檢。勞檢員從佳佳的出勤紀錄中，發現佳佳有兩天的下班時間均為晚上9點，但卻無法從佳佳當月的薪資明細看到公司有給付該2日的加班費，亦無申請加班補休的資料，因此請公司提出說明；公司以該2日佳佳並未提出加班申請為由，認定佳佳為處理私人事務，故未核給加班費。事後，公司收到主管機關的裁罰公文，以公司未按勞基法規定發給加班費為由，予以開罰。老闆不解，員工下班後自願留在公司，卻又不提出加班申請，公司根本無從判斷有無加班，怎麼可以都把責任歸到公司身上呢？

案例中的情形，在實務上其實經常可見。許多企業都會建立加班申請的制度，也習慣以有無進行加班申請來做為加班與否的認定依據；但這樣的做法真的沒有問題嗎？探討如下：
 
與員工約定加班申請的效力
雇主為了使員工自覺有加班需求時，有令雙方協商之平台，多以建立「加班申請」機制做為因應；而為使雙方能有所依循，多數企業均會將公司關於加班申請之程序、權責單位等相關規定規範於工作規則或勞動契約之中。而依勞基法施行細則第7條第13款「勞動契約應依本法有關規定約定下列事項：…..十三、其他勞資權利義務有關事項。」可知，凡是與勞雇雙方權利義務相關之事項，只要未違反法令強制規定或公序良俗，一經約定，自生效力，勞工與雇主均應從其約定，而有遵循之義務。

出勤紀錄與加班申請
雖然雇主可於工作規則或勞動契約中與勞工就加班申請事項進行約定，且共同遵循，但當加班申請紀錄與出勤紀錄有所牴觸時，又該如何判斷與取捨呢？
觀諸整部勞基法，其實並無「加班申請」之相關規範，但卻有明確要求雇主應履行置備與保存勞工出勤紀錄之義務，且應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止(勞基法第30條第5、6項可參)；因此，既然置備、保存出勤紀錄並記載至分鐘為法令強制賦予雇主之法定義務，自應以出勤紀錄所顯示之起訖時間為勞工工作時間之認定，而不允許由其他勞雇雙方自行約定之機制來取代。循此法理，有以下函釋與法院判決可參：
勞動部81年4月6日台勞動二字第09906號
勞工於工作場所超過正常工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務之時間仍屬工作時間，並依勞動基準法計給工資。
最高行政法院107年度判字第299號行政判決
是勞工在正常工作時間外，延長工作時間，無論係基於雇主明示或可得推知之意思而為雇主提供勞務，或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下之工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對之意思而予以受領，均應認勞動契約之雙方當事人就延長工時達成合致之意思表示，該等提供勞務時間即屬延長工作時間，雇主負有本於勞動契約及勞基法規定給付延長工時工資之義務，此不因雇主採取加班申請制而有所不同，否則無法避免資方以其優勢，迫使勞工事實上延長工作時間，卻未申請加班，致無法達到保護勞工之立法目的。

出勤紀錄之真實性
實務上，出勤紀錄所載時間確實也有可能不是勞工實際的工作時間，但這舉證的責任當然就應歸於雇主，也就是說，當雇主可以提出反證時，出勤紀錄亦可推翻，並依勞工實際工作時間來做為工資核算之基準。因此，當案例中佳佳的下班時間是刷在晚上9點，但卻沒有任何的加班申請紀錄時，雇主可採取的措施如下：

1. 直接承認晚上9點為佳佳的下班時間，依規定給付加班費。
2. 無法判斷佳佳為處理公務或私事時，雇主應就此次異常之出勤紀錄與佳佳進行確認。若非工作，則應將下班時間按班表原定之起訖時間進行修正；若佳佳主張她確實工作至晚上9點，僅是忘了進行加班申請，那麼，雇主可就佳佳提出之具體說明內容來評估是否確有加班之必要，進而以此做為核給加班費之依據；且針對漏未申請之情事，企業本身也可以於人事規章中明定違反之懲戒措施，以令勞工確實遵循。畢竟勞工延時工作係因業務過量或能力不佳所導致，雇主本就應基於管理者之立場進行了解與管控，使勞工不致濫用加班申請之權，亦使出勤紀錄能反映真實之工作時數。

​簡單而言，無論出勤紀錄或加班申請，目的都希望能反映勞工真實的出勤狀況；而基於勞工「人格從屬」與「組織從屬」的天性，勞工於下班後是否仍持續提供勞務，雇主本有確切掌握之義務與責任，不可僅以「未提出加班申請」為由而一概予以否認，此點還請企業經營者多所留意了！